長期以來，以紙張等非數字化介質為載體的檔案信息資料只能以實物的形式保存，由專人對檔案進行人工管理。這給檔案管理帶來很多難題：首先，實物檔案資料隨著檔案資料數量的增大，存儲這些檔案需要耗費大量的人力、物力和財力。其次，檔案資料的實物形式也極大了限制了查閱的效率。
隨著科技的日新月異，電子檔案管理提供了一個電子化手段，將受理用水客戶業務的各類表單及資料進行電子化處理、歸檔，通過系統建立與各類相關信息的索引，使得辦理、查詢、統計業務時，可以非常方便的調用各種資料，提高工作效率。
經過前期業務調研，提出系統需求，宿遷公司與系統開發廠家進行對接，結合公司的營業收費系統，將系統之間的用戶數據進行了對接。并根據營業廳日常業務流程做出大量的定制化功能，以方便受理人員和廣大客戶的使用。
客戶以后在營業廳辦理業務時，不再需要提供相關資料的復印件，只需要將資料經過高拍儀生成電子檔案即可。以后客戶也不需要再手工填寫紙質的業務受理單，只要受理員根據用戶提供的相關資料和不同業務類型，由電腦生成一份相應的電子版業務受理單，用戶核實無誤后，在電子手寫板上簽字即可。不僅簡化了客戶的辦理流程，還大大節約了紙張。
（圖：廠家工程師安裝調試設備及現場演示）
此次宿遷公司電子檔案管理系統的建設，標志著宿遷公司信息化建設又向前邁出了重要的一步。
（微機室 汪家正）